Términos de Uso y Política de Datos

1. Naturaleza de la plataforma y aceptación de estos Términos

La Plataforma ORION (en adelante, la "Plataforma") es una solución tecnológica tipo Software as a Service (SaaS), operada por [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA] (en adelante, la "Compañía"), dirigida a talleres y negocios de repuestos de motocicletas en Colombia. Incluye Orion POS (punto de venta e inventario), Orion Store (tienda en línea), Orion Taller (gestión de órdenes de taller) y Orion Admin (panel de administración interna). Al acceder, registrarse o usar cualquiera de estos módulos, el Usuario declara haber leído, comprendido y aceptado estos Términos.

El acceso a la Plataforma está dirigido a personas naturales mayores de edad que actúen en nombre de un negocio real, o a personas jurídicas debidamente representadas. Si quien acepta estos Términos lo hace en nombre de una empresa, declara contar con la facultad suficiente para obligarla contractualmente; desde ese momento, "el Usuario" se entiende como esa empresa y como las personas naturales que ella autorice a operar la Plataforma (propietarios, administradores, empleados o contratistas), quienes quedan sujetos a estos mismos Términos por el solo hecho de usar cualquier módulo con las credenciales que el Usuario les asigne.

Estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales, constituyen el acuerdo completo entre el Usuario y la Compañía respecto del uso de la Plataforma, y prevalecen sobre cualquier entendimiento, propuesta comercial o comunicación previa sobre el mismo objeto, salvo que exista un contrato escrito firmado por ambas partes que disponga expresamente lo contrario.

2. Descripción del servicio y alcance de la responsabilidad de la Compañía

La Plataforma es una herramienta de software de apoyo a la gestión del negocio del Usuario (ventas, inventario, caja, órdenes de taller, tienda en línea). La Compañía provee la herramienta; el Usuario es el único responsable de administrar su propio negocio, incluyendo sus precios, inventario, relaciones con sus clientes y proveedores, obligaciones laborales con sus empleados, y el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, comerciales y de cualquier otra índole ante la DIAN, la Cámara de Comercio, las autoridades municipales y cualquier otra entidad aplicable.

La Compañía no audita, valida ni garantiza la legalidad, exactitud o idoneidad de la actividad comercial del Usuario, ni de los productos, precios o servicios que el Usuario ofrezca a través de la Plataforma. La Plataforma es una herramienta de registro y gestión, no un asesor contable, tributario, legal ni comercial: ningún reporte, cálculo o cifra que la Plataforma muestre (por ejemplo, en Orion POS > Contabilidad o en los paneles de Salud del sistema) sustituye la revisión de un contador, revisor fiscal o abogado del Usuario.

3. Uso de Inteligencia Artificial — alcance real

A diferencia de lo que podría sugerir el nombre de otras funciones de la Plataforma, el uso de Inteligencia Artificial (IA) es puntual, no general. Hoy, el ÚNICO lugar donde la Plataforma usa un modelo de IA real es Orion POS, en la función de "cotizar por voz": el vendedor dicta en voz alta los productos y el cliente, y un modelo de lenguaje (Llama 3.3, servido por Cloudflare Workers AI, dentro de la infraestructura contratada por la Compañía) interpreta ese texto para proponer una lista de productos y cantidades. El vendedor siempre confirma y corrige esa lista contra el catálogo real antes de guardar cualquier cotización.

El llamado "Asistente Contable" (interpretar frases como "saqué 20 mil para gasolina" al registrar una salida de caja) NO es Inteligencia Artificial: es un intérprete local y determinístico basado en reglas y palabras clave, que corre en el propio dispositivo del Usuario, sin enviar ningún dato a ningún servidor externo para esta función.

El Usuario reconoce que los resultados de la función de cotizar por voz pueden ser imprecisos o incompletos (interpretar mal un nombre de producto, por ejemplo) y que la responsabilidad de verificar cada cotización antes de confirmarla es exclusivamente suya. Ningún resultado generado por esta función, ni por ninguna otra función de la Plataforma, constituye asesoría profesional de ningún tipo, y la Compañía no asume responsabilidad alguna por decisiones que el Usuario tome con base en ellos.

4. Obligaciones del Usuario

El Usuario se obliga a: (i) mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y notificar de inmediato a la Compañía cualquier uso no autorizado de su cuenta; (ii) usar la Plataforma únicamente para fines lícitos, relacionados con la operación real de su negocio; (iii) no ingresar, almacenar ni procesar a través de la Plataforma información o productos cuya comercialización esté prohibida por la ley colombiana; (iv) cumplir con la normativa laboral, tributaria y comercial que le resulte aplicable como comerciante independiente; y (v) no usar la Plataforma para defraudar, suplantar o perjudicar a terceros, incluidos sus propios clientes, empleados o proveedores.

El Usuario es el único responsable de todas las acciones realizadas desde su cuenta y con las credenciales que asigne a sus empleados o colaboradores, incluso si esas acciones no fueron autorizadas expresamente por el titular de la cuenta, salvo que dicho uso no autorizado sea consecuencia directa y demostrada de una falla de seguridad imputable a la Compañía.

Se recomienda al Usuario conservar sus propias copias o respaldos de la información crítica de su negocio, adicionales a los que la Plataforma mantenga, y exportar periódicamente sus datos usando las funciones de exportación disponibles en cada módulo.

5. Exactitud de la información ingresada por el Usuario

Toda la información que el Usuario ingresa a la Plataforma — precios, inventario, datos de sus clientes finales, órdenes de taller, movimientos de caja, y cualquier otro dato — es ingresada, editada y mantenida exclusivamente por el Usuario o las personas que él autorice. La Compañía no tiene obligación ni capacidad práctica de verificar la exactitud, vigencia, licitud u origen de esa información.

La Compañía no será responsable por ningún perjuicio que se derive de información inexacta, incompleta, desactualizada, fraudulenta o ilegal que el Usuario (o quien él autorice) haya ingresado a la Plataforma, incluyendo pero sin limitarse a: precios mal digitados, inventario desincronizado con la realidad física del negocio, datos de contacto incorrectos de un cliente final, o información contable que no refleje la operación real del negocio.

6. Exclusión de garantías

En la máxima medida permitida por la ley colombiana, la Plataforma se presta "tal cual" ("as is") y "según disponibilidad" ("as available"), sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, salvo las que la ley haga irrenunciables. La Compañía no garantiza que la Plataforma: (i) funcionará de forma ininterrumpida, oportuna, segura o libre de errores; (ii) será compatible con todos los dispositivos, navegadores o conexiones de red del Usuario; (iii) cumplirá con requerimientos específicos no acordados expresamente por escrito; o (iv) estará libre de pérdidas ocasionales de información causadas por fallas de red, del dispositivo del Usuario, o de los proveedores de infraestructura de la Compañía.

Ningún consejo o información, oral o escrita, que el Usuario obtenga de la Compañía, su personal o cualquier contenido de la Plataforma, genera una garantía que no esté expresamente establecida en estos Términos.

7. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación colombiana, la Compañía, sus administradores, empleados y proveedores no serán responsables por daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos o consecuenciales, ni por lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de clientela, pérdida de oportunidad de negocio, ni por la pérdida o corrupción de datos que no sea directamente atribuible a dolo o culpa grave de la Compañía, derivados del uso o la imposibilidad de uso de la Plataforma, incluso si la Compañía fue advertida de la posibilidad de tales daños.

En cualquier caso en que, a pesar de lo anterior, se determine judicialmente que la Compañía es responsable frente al Usuario por cualquier concepto relacionado con estos Términos o con la Plataforma, dicha responsabilidad se limitará, como máximo, al valor efectivamente pagado por el Usuario a la Compañía por el uso de la Plataforma durante los doce (12) meses anteriores al hecho que originó el reclamo.

La Compañía despliega esfuerzos comercialmente razonables para mantener la disponibilidad de la Plataforma, apoyada en proveedores de infraestructura en la nube (Supabase/PostgreSQL para la base de datos, Cloudflare para el hospedaje y las funciones de borde). La Compañía no responde por interrupciones originadas en fallas de estos proveedores, caídas de red del Usuario, o fuerza mayor/caso fortuito.

Nada en esta sección pretende excluir o limitar una responsabilidad que, conforme a la ley colombiana, no pueda ser excluida ni limitada contractualmente — en particular, la que se derive de dolo o culpa grave de la Compañía, o de la vulneración de derechos mínimos irrenunciables del Usuario bajo el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2012) cuando este le resulte aplicable.

8. Responsabilidad en el tratamiento de datos personales

Para los datos personales de los clientes finales del Usuario (las personas que compran o llevan su moto al taller del Usuario), el Usuario actúa como "Responsable del Tratamiento" en los términos de la Ley 1581 de 2012 — es decir, es el Usuario quien decide recolectar esos datos y para qué los usa — y la Compañía actúa únicamente como "Encargado del Tratamiento": procesa esos datos por cuenta del Usuario, dentro de la infraestructura de la Plataforma, siguiendo las instrucciones implícitas en el uso normal de cada módulo.

En consecuencia, es responsabilidad exclusiva del Usuario, frente a sus propios clientes y frente a la Superintendencia de Industria y Comercio: obtener de cada uno de ellos las autorizaciones de tratamiento de datos que la ley exija para su propio negocio, informarles sus derechos, atender directamente sus solicitudes de conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos cuando el Usuario sea quien los recolectó, y responder por el uso que el propio Usuario le dé a esa información fuera de la Plataforma (por ejemplo, si la exporta y la comparte con terceros).

La Compañía mantiene medidas de seguridad técnicas razonables sobre la infraestructura que opera (cifrado en tránsito, control de acceso por negocio mediante Seguridad a Nivel de Fila — ver Política de Tratamiento de Datos, sección 3) pero, como cualquier sistema de información, no puede garantizar una seguridad absoluta o infalible frente a todo ataque o vulnerabilidad posible. La Compañía no será responsable por una vulneración a la seguridad de los datos que se origine en el propio Usuario (contraseñas débiles o compartidas, dispositivos del Usuario comprometidos, integraciones de terceros que el Usuario autorice por fuera de la Plataforma) ni por el tratamiento que el Usuario o sus propios clientes finales hagan de los datos una vez estos salen de la Plataforma.

Respecto de los datos del propio Usuario y de las personas que él autorice a operar la Plataforma (su información de registro, facturación y uso del servicio), la Compañía sí actúa como Responsable del Tratamiento, conforme a lo descrito en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

9. Indemnización

El Usuario se obliga a indemnizar, defender y mantener indemne a la Compañía, sus administradores, empleados y proveedores, frente a cualquier reclamo, demanda, sanción, multa o perjuicio (incluidos honorarios razonables de abogados) que se origine en: (i) el incumplimiento del Usuario de estos Términos o de la ley aplicable; (ii) el contenido o los datos que el Usuario ingrese, almacene o procese a través de la Plataforma; (iii) disputas entre el Usuario y sus propios clientes, empleados, proveedores o terceros; o (iv) el incumplimiento del Usuario de sus propios deberes como Responsable del Tratamiento frente a los datos personales de sus clientes finales, conforme a la sección 8 anterior.

10. Propiedad intelectual y licencia de uso

La Compañía concede al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar la Plataforma conforme a su suscripción. Todos los derechos sobre el código fuente, diseños, marcas y bases de datos son propiedad exclusiva de la Compañía. Esta licencia no incluye ningún derecho sobre el software en sí mismo, más allá de su uso conforme a estos Términos.

Queda prohibido: realizar ingeniería inversa o descompilar la Plataforma; usar scrapers o bots no autorizados; subarrendar o revender el acceso sin autorización escrita; y usar las salidas de la Plataforma para entrenar modelos de IA de terceros.

El Usuario conserva la propiedad de los datos propios de su negocio que ingresa a la Plataforma (su inventario, sus ventas, los datos de sus clientes). La Compañía solo los usa para prestar el servicio contratado y para los fines descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

11. Suspensión y terminación del servicio

La Compañía podrá suspender o terminar el acceso del Usuario a la Plataforma, con notificación previa cuando sea razonablemente posible, en caso de: incumplimiento de estos Términos, falta de pago de la suscripción, uso que la Compañía considere, de buena fe, un riesgo de seguridad para la Plataforma o para otros Usuarios, o uso de la Plataforma para fines ilícitos.

El Usuario podrá cancelar su suscripción en cualquier momento conforme a las condiciones comerciales acordadas. Es responsabilidad del Usuario exportar la información de su negocio antes de que termine su acceso; la Compañía no garantiza la disponibilidad de los datos del Usuario, ni responde por su pérdida, una vez transcurrido un plazo razonable después de la terminación del servicio.

12. Fuerza mayor y caso fortuito

La Compañía no será responsable por ningún incumplimiento o retraso en la prestación del servicio que se origine en circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo pero sin limitarse a: fallas generalizadas de internet o de energía eléctrica, fallas de los proveedores de infraestructura en la nube de la Compañía (Supabase, Cloudflare u otros que los sustituyan), desastres naturales, actos de autoridad, conflictos sociales, ciberataques generalizados no atribuibles a una falla de seguridad propia de la Compañía, o cualquier otra circunstancia razonablemente fuera de su control.

13. Modificaciones a estos Términos

La Compañía podrá modificar estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, para reflejar cambios en la Plataforma, en la ley aplicable o en sus prácticas de tratamiento de datos. Cuando el cambio sea sustancial, la Plataforma lo notificará mediante el mismo mecanismo de aceptación usado para esta versión (un aviso dentro de la aplicación que exige leer y aceptar la nueva versión antes de continuar usándola); el uso continuado de la Plataforma después de aceptar esa nueva versión implica su aceptación plena.

14. Legislación aplicable y resolución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver directamente y de buena fe cualquier controversia que surja de estos Términos antes de acudir a la vía judicial. A falta de acuerdo directo, la controversia se someterá a los jueces competentes de la República de Colombia, sin perjuicio de las normas de protección al consumidor que, cuando le resulten aplicables al Usuario, le reconozcan un fuero distinto.

15. Disposiciones generales

Si alguna disposición de estos Términos fuera declarada inválida o inexigible por una autoridad competente, las demás disposiciones continuarán vigentes, y la disposición afectada se entenderá modificada en la medida mínima necesaria para que sea válida, conservando en lo posible su intención original.

El hecho de que la Compañía no exija en un momento dado el cumplimiento estricto de alguna disposición de estos Términos no constituye una renuncia a exigirlo posteriormente. Los títulos de cada sección se incluyen solo por conveniencia de lectura y no afectan su interpretación. La versión en español de estos Términos prevalece sobre cualquier traducción.

1. Marco legal y roles frente al tratamiento

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia. [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA] (NIT [NIT]), con domicilio en [DOMICILIO / DIRECCIÓN FÍSICA], es quien opera la Plataforma ORION.

La Compañía actúa como "Responsable del Tratamiento" de los datos personales del propio Usuario y de las personas naturales que este autorice a usar la Plataforma (información de registro, facturación y uso del servicio). En cambio, para los datos personales de los clientes finales del Usuario (las personas que compran o llevan su moto al negocio del Usuario), la Compañía actúa como "Encargado del Tratamiento": es el Usuario — el negocio que recolecta esos datos y decide para qué los usa — quien es el Responsable del Tratamiento frente a ellos y frente a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), conforme a lo descrito en los Términos de Uso, sección 8.

2. Datos recolectados y finalidad

Según el módulo usado, la Plataforma recolecta: datos de identificación de usuarios del negocio (nombre, correo, teléfono); datos de clientes finales del negocio (nombre, teléfono, dirección de entrega, placa/modelo de motocicleta, historial de compras); datos técnicos (dirección IP, user-agent, registros de acceso); y datos de uso de la herramienta.

Estos datos se usan para: prestar y personalizar el servicio contratado; procesar ventas, cotizaciones, órdenes de taller y entregas; la función de cotizar por voz descrita en los Términos de Uso; prevención de fraude y monitoreo de seguridad; y comunicaciones operativas sobre el servicio.

3. Seguridad de la información

Las conexiones entre la Plataforma y sus servidores viajan cifradas mediante TLS. La base de datos (Supabase/PostgreSQL) cifra los datos en reposo como parte de su infraestructura estándar.

Control de acceso por Seguridad a Nivel de Fila (Row Level Security — RLS): cada negocio (tenant) solo puede consultar y modificar los datos que le pertenecen; esta es una salvaguarda real, aplicada en toda la base de datos de la Plataforma, no solo una declaración de intención.

4. Transmisión a proveedores de Inteligencia Artificial (en tiempo de ejecución)

Únicamente para la función de "cotizar por voz" de Orion POS (ver Términos de Uso, sección 3), la Plataforma envía el texto dictado por el vendedor — nunca datos como cédula, dirección completa, historial de compras ni información financiera — a Cloudflare Workers AI (modelo Llama 3.3), que puede procesarse en infraestructura de Cloudflare fuera de Colombia. El Usuario autoriza expresamente esta transmisión puntual para esa finalidad.

Cloudflare declara públicamente, en su propia documentación, que no usa las entradas ni salidas de Workers AI para entrenar sus modelos. Esta es una política declarada por ese proveedor externo, no un control técnico operado directamente por la Compañía — se informa con esa precisión en vez de prometer una garantía que la Compañía no puede hacer cumplir por sí sola.

Ningún otro módulo de la Plataforma (Orion Store, Orion Taller, Orion Admin, ni el resto de Orion POS) usa IA para procesar una acción del Usuario en tiempo real de esta forma.

5. Tratamiento de datos con Inteligencia Artificial para el desarrollo y mejora de la Plataforma

Además del uso descrito en la sección 4 (en tiempo de ejecución, dentro de la Aplicación), el equipo técnico de la Compañía — directamente o a través de proveedores de desarrollo de software contratados — utiliza herramientas de desarrollo asistidas por Inteligencia Artificial (por ejemplo, asistentes de programación como Claude, de Anthropic) para diagnosticar fallas, dar soporte técnico, construir y mejorar las funciones de la Plataforma, y diseñar herramientas nuevas.

Ese trabajo de desarrollo puede requerir acceder a datos reales almacenados en la Plataforma (estructura y, en ocasiones, contenido de las tablas de la base de datos) para entender y corregir un problema concreto, siempre limitado a lo necesario para esa tarea técnica puntual. El acceso está restringido al personal técnico autorizado y a las herramientas que ese personal utiliza bajo obligaciones de confidencialidad — nunca se usa para elaborar perfiles de Usuarios ni para tomar decisiones automatizadas que produzcan efectos legales sobre una persona.

Esta finalidad (desarrollo, soporte y mejora continua de la Plataforma) es distinta de la finalidad comercial de cada negocio que usa ORION, y está cubierta por la autorización de tratamiento de datos personales que el Usuario otorga en esta Política.

6. Derechos de Hábeas Data

El Titular de los datos tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, y a revocar la autorización otorgada en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que exija su permanencia.

Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles; los reclamos de corrección o supresión, en un máximo de quince (15) días hábiles.

Canal de contacto para ejercer estos derechos: [protecciondedatos@tudominio.com]. El Usuario reconoce que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad de control en materia de protección de datos en Colombia.